布雷米主要服務的範疇為線上數位行銷相關,自公司創立以來,數據、效率與數位化一直是對布雷米而言至關重要的營運指標。經過多方嘗試各種雲端產品後,布雷米選擇自 2021 年 5 月開始導入 monday.com,並與 iGroup Taiwan 產品顧問合作,改善使用方法、流程,有效提升管理效率與組織透明度。
📂 布雷米數位媒體公司小檔案
總部 | 台北市 |
使用情境 | 全公司跨部門應用 |
產業別 | 口碑、媒體公關、廣告等數位行銷整合顧問 |
團隊人數 | 20 人 |
布雷米數位媒體的創辦人 Wilson (左四) 與營運經理 Gabriel (右四) 在推廣 monday.com 上起到關鍵作用
2017 年,布雷米數位媒體公司 (Brainmax-Marketing) 正式成立,為不同領域的客戶提供口碑、媒體公關、數位廣告的顧問與線上執行服務。
目前布雷米致力於透過 AI 與系統化數位工具解決品牌行銷策略與執行上的困難,借助 AI 工具的協助來優化作業流程、建立模組化管理,並整合所有行銷工具,使客戶能夠著重在知識的運用與產出,讓數據與營運達到最有效率的運作模式。
「我們很在意持續優化,所以能夠與時俱進研發功能與新增串接的平台很適合我們。」
— 林筱梅 (Gabriel Lin) / 布雷米數位媒體營運經理
感謝布雷米數位媒體的營運經理 Gabriel (林筱梅) 應邀參與 5/21 的線上研討會,本文彙總了布雷米不藏私分享的寶貴實務經驗,一起來看看 monday.com 是如何與布雷米攜手成長吧!
布雷米曾面臨的挑戰
缺乏適合的管理工具,影響效率與生產力
隨著公司的成長,客戶數量隨之增加,業務範圍涵蓋的方面也更加寬廣。資料量劇增致使維持困難,而無論是跨部門還是對外溝通的複雜度也提升了許多。
工作量增加、同仁的工時也變長了,因生活品質受影響導致了人員異動,窗口的更換會需要與客戶重新建立合作默契,使服務品質產生落差,溝通需求的增加使得需要花在溝通上的時間變得更多,又讓原先變長的工時更長、同仁更不堪重負,造成惡性循環。
工作透明度低,溝通成本高
在導入 monday.com 以前,過去各部門都處於閉門造車的工作模式。大家在各自的表單或工具上紀錄專案時程,再依專案個別安排許多不同的對焦會議。除了會議數量多、持續時間長的缺點以外,同一主題 / 專案的檔案或溝通紀錄到處分散,使得同仁需要透過多方詢問與查找才能得知工作進度,效率低下。
「為了解決問題,除了雇用更多同仁來因應以外,我們也開始思考:還有什麼方法可以提升作業品質呢?」
與 monday.com 一起突破困境
「我們必須要有一個系統可以幫助我們在跨部門協作的時候溝通是順暢的、資料是透明的。」布雷米數位媒體的營運經理 Gabriel 表示,「我們意識到流程需要重新被定義、資料需要集中管理且能夠多次運用、執行程序需要能夠被檢核。」
自 2021 年 5 月,布雷米開始嘗試導入 monday.com 來管理工作流程。布雷米很快地發現 monday.com 的高度彈性留給使用者客製化的空間非常大,模組化的架構除了可以共享資訊之外,也能用來管理各個不同類型的工作流程,不必強迫使用者配合、反而能按照心意設計與彈性調整的管理平台,是一大驚喜發現。
我們將布雷米應用 monday.com 管理工作的方法總結為四個類別,以下將一一介紹。
業務與專案的一站式管理
在初步使用 monday.com 時,布雷米著重在解決跟客戶相關的使用需求。他們選擇首先將需要經常與客戶連絡的業務、以及專案進度時程相關的內容放上 monday.com 。業務管理方面,管理者可以清楚掌握各個業務開發客戶的品質與效率;專案管理方面,各項工作的同仁可以直接透過平台回報進度,節省了 83% 的對焦會議時間,減少跨部門協作時的資訊落差。
除此之外,布雷米還活用 monday.com 的訪客權限,設定了甘特圖小工具,並將客戶邀請成為訪客,讓客戶能精確掌握專案時程。
資料庫建置加快導入作業;利用會議管理精確問題,加強風險控管
為了加快其他部門同仁導入monday.com,考慮到「導入新系統」已經是在挑戰同仁原本的工作習慣,布雷米想出了一個溫和又有效的方法。
「為了降低大家對新系統的排斥,我們將資料庫挪到平台上,使同仁必須透過 monday.com 獲取資料來完成工作,讓他們從最簡單的使用方法開始適應全新的工作管理平台。」
另外,布雷米還建置出一個完善且高效的會議室預約功能,並制定了與會議室預約相關的規範制度,在管理團隊的配合之下要求同仁們了解與遵守。monday.com 的行事曆小工具整合 Google 行事曆,讓剩餘可以預約會議的空間一目瞭然;自動化通知參與者本次會議的重點討論事項與議程,方便與會同仁準備資料。
由於召開、或參與會議本就是許多同仁的日常工作內容,這麼做不僅能提升同仁對 monday.com 的熟悉程度,各項會議的目標、紀錄、時長,以及會後追蹤也變得十分清晰,可以在問題發生前有效控制風險,在管理團隊與同仁之間創造了雙贏的局面。
自動化提升工作效率、減少重複性工作
「我們利用 monday.com 的自動化與公式欄位幫助我們管理流程,避免將寶貴的工作時間都用來處理重複性工作。」
儀表板整合團隊工作分配強化透明度
除了以專案別來管理工作進度以外,布雷米也設置了以「成員」為基準的儀表板。在這個儀表板中,管理者能更明確掌握不同團隊、同仁正負責推進的專案項目與進度,柱狀圖分別顯示各專案所花費的工時,以及各個同仁當月的基本工作量;工作量小工具則會以成員為 X 軸、加權時數為 Y 軸,再以分色來呈現不同同仁各週所完成的工作。
各個不同的小工具與儀表板相互搭配,呈現全面性的業務洞察。
「monday.com 幫我們克服了『行銷高效管理』這個最基本但也是最艱難的挑戰 ,並與我們和客戶一同數位轉型、績效成長。」
— Wilson Chen / Brainmax-Marketing 布雷米數位媒體創辦人
iGroup Taiwan 產品顧問服務
📢iGroup 全團隊皆已通過 monday.com 合作夥伴認證!
「提供技術支援服務讓我(系統負責人)很安心,」Gabriel 分享道,「面對臨時詢問的需求都能耐心回覆,處理 ticket 也超級積極,甚至直接幫我提報給原廠,這樣的服務與支持幫我省了不少時間!」
iGroup Taiwan 的業務團隊與產品顧問經過修習系列課程並通過測驗,取得產品知識 (Product Knowledge)、進階工作流程 (Advance Workflow) 與客戶成功 (Customer Success) 等專業標章,無論是在訂購、系統導入以及後續的技術支援等,都能協助您提升效率,達到客戶成功。✨
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